Poczta w systemie CRM
Poczta elektroniczna jest jednym z podstawowych mediów komunikacji z klientem. Dzięki systemowi CRM jej wykorzystanie może zostać znacząco usprawnione, a informacje pozyskane za jej pomocą, pełniej wykorzystane i zarchiwizowane na potrzeby przyszłych kontaktów.
Klient pocztowy
-
Zintegrowany z systemem CRM klient pocztowy umożliwia dostęp do poczty elektronicznej bez potrzeby przełączania się do innych aplikacji.
- System obsługuje skrzynki poprzez protokół IMAP i może pobierać wiadomości z dowolnego serwera pocztowego, również ze skrzynek Gmail za pomocą autoryzacji Google XOAuth2.
- Konta pocztowe mogą być współdzielone pomiędzy wieloma pracownikami, co jest idealnym rozwiązaniem do odbioru poczty z ogólnych skrzynek firmowych.
- Po skonfigurowaniu skrzynki pocztowej, pobrane foldery pojawią się w głównym menu aplikacji, skąd będą szybko dostępne. Obok nazwy folderu zostanie dodatkowo wyświetlona liczba nieprzeczytanych wiadomości.
Odbieranie wiadomości
- Ekran folderu skrzynki odbiorczej podzielony jest na dwie części: listę wiadomości oraz podgląd wiadomości z wybranego wątku.
- Na liście domyślnie widoczny jest początek wiadomości, dzięki czemu szybko można zorientować się w rodzaju wiadomości jeszcze przed jej pełnym otworzeniem.
- System wyświetla wiadomości pogrupowane według wątków jak większość współczesnych programów pocztowych. Umożliwia również wyszukiwanie oraz sortowanie.
- Przeglądarka wiadomości domyślnie blokuje zewnętrzne obrazki oraz wycina niebezpieczny kod zapewniając skuteczną ochronę.
- Jednym kliknięciem z podglądu wiadomości email możemy otworzyć kartę kontrahenta i uzyskać dostęp do wszystkich potrzebnych informacji.
- Z podglądu wiadomości możemy również w prosty sposób utworzyć zgłoszenie.
Wysyłka wiadomości
- Wysyłka wiadomości do klientów realizowana z wewnątrz systemu CRM, bez potrzeby korzystania z dodatkowego oprogramowania.
- Dzięki integracji klienta pocztowego z systemem CRM, pliki w nim zapisane mogą zostać użyte jako załączniki bez dodatkowego pobierania ich na lokalny komputer.
- System umożliwia zdefiniowanie firmowych podpisów / stopek, które zostaną automatycznie dodane do tworzonej wiadomości.
Archiwizacja wiadomości
- Dla wybranych kont pocztowych można włączyć mechanizm automatycznej archiwizacji wiadomości od i do zarejestrowanych klientów. Dzięki temu bez potrzeby wykonywania dodatkowych operacji cała historia komunikacji zostanie zapisana w archiwum.
- Zarchiwizowane wiadomości będą dostępne dla wszystkich pracowników posiadających dostęp do danego klienta, niezależnie od tego czy pracownicy korzystają z dedykowanych kont pocztowych czy z jednej globalnej skrzynki.
- Wiadomość w archiwum jest zapisywana w całości wraz ze wszystkimi załącznikami, więc pozostanie ona dostępna nawet po jej skasowaniu ze skrzynki pocztowej.
- Oprócz automatycznej archiwizacji możemy również zapisywać w archiwum tylko wybrane wiadomości klikając odpowiednią ikonę w kliencie pocztowym.