Tworzenie i publikacja formularzy na własnej stronie

Zastanawiasz się, jak skutecznie zbierać informacje od klientów i usprawnić komunikację w swojej firmie? Formularze online to nie tylko modny trend, ale przede wszystkim praktyczne narzędzie, które może zrewolucjonizować sposób, w jaki prowadzisz biznes. Dzięki systemowi LucidCRM możesz w prosty sposób stworzyć i wdrożyć profesjonalne formularze, które usprawnią pracę Twojego zespołu i podniosą jakość obsługi klienta.

Dlaczego formularze są podstawowym elementem nowoczesnej strony internetowej?

Jeśli korzystasz z systemu LucidCRM, formularze online staną się Twoim narzędziem do usprawnienia procesów biznesowych. Pozwalają one na automatyczne gromadzenie i organizację danych bezpośrednio w systemie CRM, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji.

Znaczenie w komunikacji B2B i B2C

Przy pomocy LucidCRM stworzysz różne typy formularzy dostosowane do specyfiki Twojego biznesu. Możesz użyć ich do:

• zbierania zgłoszeń serwisowych od klientów, które automatycznie trafią do odpowiednich działów,
• pozyskiwania leadów sprzedażowych z automatycznym przypisaniem do handlowców,
• organizacji zapisów na newsletter z automatyczną aktualizacją zgód marketingowych,
• tworzenia dedykowanych formularzy kontaktowych dla ważnych klientów.

Automatyzacja procesów biznesowych

System LucidCRM automatycznie przetwarza dane z formularzy, co oznacza, że:

• nowe zgłoszenia są natychmiast widoczne w systemie,
• dane klienta są automatycznie przypisywane do jego profilu w bazie,
• odpowiedni pracownicy otrzymują powiadomienia o nowych zgłoszeniach,
• klient dostaje automatyczne potwierdzenie przyjęcia formularza,
• wszystkie informacje są zapisywane w jednym miejscu, tworząc kompleksową historię kontaktu.

Wpływ na profesjonalny wizerunek firmy

Wykorzystanie formularzy w LucidCRM pozwala Ci:

• zapewnić spójną komunikację z klientami,
• skrócić czas reakcji na zgłoszenia,
• eliminować pomyłki związane z ręcznym przepisywaniem danych,
• prowadzić profesjonalną dokumentację kontaktów z klientami,
• oferować klientom nowoczesne narzędzia kontaktu dostępne 24/7.

Co ważne, formularze w LucidCRM możesz dostosować do własnych potrzeb poprzez:

• dodawanie własnych pól i sekcji,
• określanie, które pola są obowiązkowe,
• konfigurowanie automatycznych powiadomień,
• personalizację wyglądu zgodnie z identyfikacją wizualną Twojej firmy,
• ustawianie różnych ścieżek obiegu informacji w zależności od typu formularza.

Każdy formularz utworzony w LucidCRM może być:

• osadzony bezpośrednio na Twojej stronie internetowej,
• udostępniony jako osobny link,
• wykorzystany przez pracowników do wprowadzania danych podczas rozmów telefonicznych,
• zintegrowany z innymi procesami w firmie.

Dzięki temu zyskujesz kompleksowe narzędzie do zarządzania komunikacją z klientami, które jednocześnie automatyzuje pracę Twojego zespołu i zapewnia profesjonalną obsługę klienta.

Jakie korzyści biznesowe przynoszą formularze online?

W LucidCRM wszystkie dane z formularzy są automatycznie zapisywane w systemie. Oznacza to, że informacje o nowych klientach natychmiast tworzą karty kontrahentów, a zgłoszenia serwisowe trafiają do odpowiedniego działu bez jakiejkolwiek ręcznej ingerencji. System samodzielnie weryfikuje dane kontaktowe z istniejącą bazą, kategoryzuje zgłoszenia i przydziela zadania właściwym pracownikom. Nie musisz już tracić czasu na ręczne przepisywanie danych z maili czy notatek. Co więcej, system pozwala na kompleksowe zarządzanie informacjami o klientach, automatycznie tworząc ich profile na podstawie wypełnionych formularzy. Wszystkie interakcje z klientem są zapisywane w jednym miejscu, co daje Ci natychmiastowy dostęp do pełnej historii kontaktów i zgłoszeń. Dodatkowo system umożliwia efektywne grupowanie klientów według różnych kryteriów oraz śledzenie statusu realizacji poszczególnych zgłoszeń.

LucidCRM skutecznie eliminuje błędy ludzkie w procesie obsługi klienta. Dzieje się to dzięki automatycznej walidacji wprowadzanych danych oraz sprawdzaniu duplikatów w bazie klientów.

Rodzaje formularzy i ich praktyczne zastosowania

Formularze w LucidCRM to nie tylko narzędzie do zbierania danych - to kompletne rozwiązanie usprawniające codzienną pracę firm z różnych branż. Przyjrzyjmy się rzeczywistym przypadkom wykorzystania formularzy, które pomogły zautomatyzować procesy i poprawić jakość obsługi klienta.

Przykład 1

Firma serwisowa ABC Tech obsługująca drukarki i kserokopiarki borykała się z chaotycznym systemem przyjmowania zgłoszeń przez telefon i email. W 2023 roku wdrożyła formularz serwisowy w LucidCRM. Klienci otrzymują unikalny link do formularza, gdzie mogą szczegółowo opisać problem i załączyć zdjęcia usterki. Zgłoszenie automatycznie trafia do odpowiedniego technika, a klient otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. W efekcie firma skróciła czas pierwszej reakcji z 24 do 4 godzin i wyeliminowała problem niepełnych informacji w zgłoszeniach.

Przykład 2.

Salon kosmetyczny "Bella" potrzebował uporządkować proces zapisów na zabiegi i budowania bazy klientów. Właścicielka wdrożyła formularz rezerwacyjny, który nie tylko zbiera dane kontaktowe i preferencje klientów, ale również automatycznie wysyła przypomnienia o wizycie. Co więcej, formularz zawiera sekcję zgód marketingowych, dzięki czemu salon może później informować klientów o promocjach i nowych zabiegach. Po trzech miesiącach używania systemu liczba nie odbytych wizyt spadła,a baza marketingowa wzrosła o nowych, zainteresowanych klientów.

Przykład 3.

Firma szkoleniowa "Expert" prowadząca webinary i szkolenia stacjonarne wykorzystała formularze do automatyzacji procesu rejestracji. Każdy uczestnik wypełnia formularz zawierający nie tylko dane kontaktowe, ale również preferencje dotyczące tematów i formy szkolenia. System automatycznie wysyła materiały przygotowawcze i tworzy profil uczestnika w bazie. Dzięki temu dział sprzedaży może później kierować spersonalizowane oferty szkoleń uzupełniających. W ciągu pół roku firma podwoiła sprzedaż szkoleń dodatkowych dzięki lepszemu profilowaniu klientów.

Te przykłady pokazują, jak właściwie skonfigurowany formularz może stać się elementem automatyzacji procesów w firmie. Najważniejsze korzyści to oszczędność czasu pracowników, eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych oraz poprawa jakości obsługi klienta. Warto zauważyć, że w każdym przypadku formularz nie jest jedynie narzędziem do zbierania informacji, ale integralną częścią większego procesu biznesowego.

Jak stworzyć formularz w LucidCRM – przewodnik krok po kroku

Stworzenie własnego formularza w LucidCRM jest proste, jeśli będziesz postępować zgodnie z poniższą instrukcją. Pokażemy Ci, jak krok po kroku przejść przez cały proces – od utworzenia formularza po dodanie wszystkich potrzebnych elementów.

I. Tworzenie nowego formularza

1. Przejdź do menu Ustawienia -> Formularze -> kliknij przycisk Dodaj
2. W otwartym oknie wpisz nazwę formularza (np. "Formularz kontaktowy" lub "Zgłoszenie serwisowe"). Ustaw Nazwa kodowa jeśli będzie potrzebna w integracjach
3. Zaznacz checkbox Aktywny jeśli formularz ma być od razu dostępny
4. Kliknij Dodaj aby utworzyć formularz

II. Konfiguracja pól formularza

Po utworzeniu formularza zobaczysz pusty szablon. Teraz dodamy do niego potrzebne pola:

1. Kliknij w przycisk Dodaj w prawym górnym rogu obszaru formularza
2. Wybierz rodzaj Pola podstawowe
3. Wybierz pozycję Tekst dla zwykłych danych tekstowych (np. nazwa produktu)

Inne dostępne pola podstawowe to:

• Liczba - dla wartości numerycznych
• Data - dla samych dat
• Data i czas - dla pola z datą oraz godziną
• Pole wyboru (check) - dla pojedynczych opcji tak/nie
• Pole wyboru (radio) - gdy klient ma wybrać jedną z kilku opcji
• Pole wyboru (lista) - dla rozwijanych list z opcjami

Po wybraniu typu pola pojawi się okienko z ustawieniami pola, gdzie możesz zmień jego właściwości:

• Wpisz nazwę pola (np. "Nazwa produktu")
• Zaznacz checkbox Wymagane jeśli pole ma być obowiązkowe
• Dodaj tekst pomocniczy w polu Wartość domyślna / komentarz jeśli chcesz dać wskazówkę użytkownikowi
• Do integracji z innymi mechanizmami można również ustawić Nazwę kodową lub zostanie ona ustawiona automatycznie

III. Dodaj pola identyfikujące klienta

Tworząc formularz warto dodać również pola z danymi klienta. Nasz system CRM umożliwia dodanie do formularza dowolnego pola z danymi klienta, dzięki temu odbierając takie zgłoszenie system może automatycznie klienta utworzyć lub ułatwić to zadanie użytkownikowi po weryfikacji zgłoszenia wstępnie wypełniając wszystkie dane za niego. Dostępne pola kontrahenta:

• Adres e-mail *
• Imię, Nazwisko
• PESEL *
• Nazwa firmy
• NIP *
  
• Regon
• Numer telefonu *
  
• Fax
• Strona internetowa
  
• Dane adresowe: Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Miasto, Kod pocztowy

Szczególne znaczenie mają pola oznaczone gwiazdką i w prawie każdym formularzu powinno znaleźć się przynajmniej jedno z tych pól. System wykorzystuje te pola do automatycznego dopasowania istniejących klientów w bazie. Oznacza to, że jeśli ktoś wypełni formularz, podając dane, które już istnieją w systemie, zostanie on automatycznie powiązany z istniejącym profilem klienta.

IV. Zorganizuj formularz w sekcje i dodaj komentarze

Formularz powinien być również uporządkowany i intuicyjny dla klienta. W związku z tym można go uzupełnić Polami specjalnymi:

• Nagłówek służący do grupowania pól i wprowadzający porządek (np. "Dane kontaktowe", "Szczegóły zgłoszenia")
• Komentarz - dodatkowe pole opisowe
• Pole ukryte - specjalne pole ukryte do wykorzystania w integracji z innymi mechanizmami
• Plik do pobrania
• Obrazek - zdjęcie lub wyjaśniająca grafika
• Link - link do strony z opisem czy regulaminem

Nie przejmuj się jeżeli dodałeś już wcześniej pola klienta i nie dodałeś żadnych nagłówków. System umożliwia dowolną zmianą kolejności za pomocą przeciągania myszką.

V. Konfiguracja zgód i list mailingowych

Każdy publicznie dostępny formularz musi w tej chwili pobierać od klientów wymagane zgody. Możesz użyć do tego pól podstawowych typu check ale możesz użyć do tego również dedykowanych do tego celu pól Zgód marketingowych i listy mailingowych.

1. Otwórz moduł z głównego menu Ustawienia -> Etykiety
2. Kliknij Dodaj lub wybierz z listy już istniejącą etykietę z dostępnością w module Kontrahenci
3. Oznacz etykietę flagą Zgoda marketingowa / lista mailingowa
4. Wróć do edycji formularza
5. Wybierz Dodaj -> Zgoda marketingowa / lista mailingowa
6. Na liście pojawią się wszystkie etykiety oznaczone wcześniej wspomnianą flagą

7. W oknie edycji pola możemy jak w innych polach zmienić jego właściwości

8. W polu Wartość domyślna / komentarz wpisz dokładną treść zgody
9. Możesz zaznaczyć Wymagane jeśli zgoda jest obowiązkowa

Jeżeli formularz będzie skonfigurowany aby automatycznie tworzył w systemie nowych klientów, to automatycznie zostaną mu również przypisane wybrane etykiety. Informacja ta będzie później zawsze dostępna i umożliwia też szybkie wyszukiwanie klientów zarówno w systemie CRM jak i w systemie mailingowym.

W przypadku gdy klient już istnieje i z formularza jest tworzone na przykład nowe zgłoszenie, to oprócz niego zostanie również zaktualizowany stan etykiet przy samym kliencie. Dzięki temu mechanizm ten nadaje się idealnie do formularzu zapisu na newsletter i innych list mailingowych czy zbierania wymaganych jak i opcjonalnych zgód marketingowych.

VI. Zarządzanie załącznikami

Za pomocą formularzy LucidCRM można również zbierać od klientów dodatkowe załączniki, które później będą dostępne przy utworzonym zgłoszeniu.

1. Przejdź do zakładki Załączniki
2. Kliknij Dodaj aby określić typ oczekiwanego załącznika
3. Dla każdego typu możesz określić:
• Rodzaj pliku (np. "Zdjęcie usterki")
• Określić czy jest wymagany

Dodanie choć jednego typu załączników doda do upublicznionego formularza dodatkowy panel umożliwiający klientom dodawanie załączników do formularza.

VII. Podgląd i testowanie

Po skonfigurowaniu wszystkich elementów:

1. Kliknij przycisk Podgląd aby zobaczyć, jak formularz będzie wyglądał dla użytkowników
2. Przetestuj działanie formularza wypełniając wszystkie pola
3. Sprawdź, czy:
• Wymagane pola są odpowiednio oznaczone
• Komunikaty pomocnicze są zrozumiałe
• Załączniki działają prawidłowo
• Zgody marketingowe są poprawnie sformułowane

Pamiętaj, że zawsze możesz wrócić do edycji formularza i wprowadzić potrzebne zmiany. Dobrą praktyką jest przetestowanie formularza przez kilka różnych osób przed jego ostateczną publikacją.

Publikacja i wdrożenie formularza w LucidCRM

Samo stworzenie formularza to nie wszystko. Teraz pokażemy Ci, jak prawidłowo opublikować formularz i skonfigurować jego działanie. Pamiętaj, że jeden formularz możesz opublikować na wiele różnych sposobów - na przykład ten sam formularz zgłoszeniowy może być inaczej skonfigurowany dla różnych grup klientów.

I. Tworzenie nowej publikacji formularza

1. Z poziomu edycji formularza kliknij przycisk Publikacja formularzy lub przejdź do Ustawienia -> Publikacja formularzy
2. Kliknij Dodaj aby utworzyć nową publikację
3. Wypełnij podstawowe informacje:
   • Nazwa publikacji (np. "Formularz na stronie głównej" lub "Link dla klienta X")
   • Wybierz formularz z listy - jeśli otwierasz panel z poziomu formularza to pole będzie automatycznie wypełnione
   • Zaznacz checkbox Aktywny
   • Opcjonalnie możesz uzupełnić:
     • Miejsce publikacji (informacja dla Ciebie): Strona internetowa, Mailing
     • Adres URL strony z formularzem
     • Powrotny adres URL - na ten adres klient zostanie przekierowany po wypełnieniu formularza
4. Wybierz odbiorcę - użytkownika lub grupę, do której będą trafiać zgłoszenia

Po dodaniu nowej publikacji zostanie otworzone okno z poglądem formularza i dodatkowymi ustawieniami.

II. Konfiguracja powiadomień email

Nasz system CRM poza samym przyjęciem formularza może również wysyłać maile do klienta:

• w celu potwierdzenia adresu e-mail
• podziękowania za wypełnienie formularza.

W obu przypadkach najpierw trzeba utworzyć odpowiedni szablon wiadomości w module Szablony wiadomości, a jak to zrobić przeczytasz w poradniku Tworzenie szablonów wiadomości. Po dodaniu odpowiednich szablonów możesz je wybrać z odpowiednich list rozwijanych.

1. W ustawieniach publikacji przejdź do sekcji Ustawienia szablonów email
2. Jeśli chcesz wymagać potwierdzenia email:
   • Zaznacz checkbox Wymagane potwierdzenie
   • Pole Email z linkiem do potwierdzenia stanie się aktywne i umożliwi wybór szablonu
3. Jeżeli chcesz wysłać podziękowanie, wypełnij pole Email z podziękowaniem za wypełnienie formularza

Mail z podziękowaniem zostanie wysłany albo od razu po wypełnieniu formularza albo po potwierdzeniu przez klienta adresu email, jeśli checkbox Wymagane potwierdzenie został również zaznaczony.

Pamiętaj, że formularz musi zawierać pole z adresem email klienta

III. Cel udostępnienia

W tej sekcji możemy określić co system ma zrobić po otrzymaniu wypełnionego formularza. W zależności od przeznaczenia oraz zamieszczonych pól w formularzu możemy wykonać dowolną kombinację poniższych opcji:

1. Utwórz obiekt z formularza
   • System po prostu zapisze cały formularz jako nowy obiekt
   • Aktualnie możemy utworzyć jedynie obiekt Zgłoszenia - dowiedz się więcej jak efektywnie obsługiwać zgłoszenia.
2. Utwórz nowego klienta
   • Jeżeli formularz zawiera pola unikalne identyfikujące klienta, to system może automatycznie utworzyć obiekt nowego klienta.
   • Opcja dedykowana do np.: formularzy zapisu na newsletter
   • Niezależnie od tej opcji, użytkownik obsługujący zgłoszenie również może takiego klienta utworzyć dwoma kliknięciami myszki.

W tym miejscu możemy również zaktualizować odbiorcę powyższego zgłoszenia, którego określiliśmy na samym początku. Odbiorcom zgłoszenia może być konkretny użytkownik choć zalecamy zdefiniowane od razu grupy docelowej co umożliwi podział pracy na wielu użytkowników.

Przykłady konfiguracji:

• Dla formularza newsletter: tylko utworzenie nowego klienta
• Dla formularza zgłoszeniowego: utworzenie obiektu zgłoszenia (opcjonalnie też klienta)
• Dla formularza kontaktowego: utworzenie zgłoszenia i klienta

IV. Osadzanie formularza na stronie

Po zapisaniu publikacji przejdź do zakładki Publikuj na stronie, gdzie znajdziesz dwie sekcje:

• Link do formularza, który możesz wysłać klientom lub umieścić na stronie jako przekierowanie,
• Zamieść na swojej stronie - kod HTML/JavaScript - do osadzenia formularza bezpośrednio na swojej stronie internetowej.

Wskazówki dotyczące wdrożenia

• Formularz posiada własne style CSS, które można dostosować do wyglądu własnej strony.
• Możesz stworzyć kilka publikacji tego samego formularza z różnymi ustawieniami.
• Zawsze testuj formularz przed udostępnieniem klientom.
• Upewnij się, że powiadomienia email działają prawidłowo.
• Sprawdź, czy dane prawidłowo zapisują się w systemie.

Pamiętaj, że możesz w każdej chwili:

• Dezaktywować publikację formularza
• Zmienić ustawienia powiadomień
• Modyfikować sposób przetwarzania danych
• Aktualizować wygląd i działanie formularza

Formularze w LucidCRM to potężne narzędzie, które może znacząco usprawnić komunikację z klientami i zautomatyzować wiele procesów w Twojej firmie. Jak pokazują przytoczone przykłady, odpowiednio skonfigurowany formularz to nie tylko sposób na zbieranie danych – to kompletne rozwiązanie, które może obsłużyć cały proces: od pierwszego kontaktu z klientem, przez automatyczne przetwarzanie informacji, aż po przydzielenie zadań odpowiednim pracownikom.

Czas na działanie – stwórz swój pierwszy formularz i zobacz, jak może zmienić sposób funkcjonowania Twojej firmy!