Tworzenie szablonów wiadomości

Szukasz sposobów na zautomatyzowanie odpowiedzi mailowych w swojej firmie? Możesz to zrobić, dzięki funkcjonalnościom oferowanym w LucidCRM. W naszym systemie przygotowaliśmy dla Ciebie opcję tworzenia szablonów wiadomości mailowych. Po konfiguracji ze skrzynką mailową klienci dostaną je automatycznie. Dowiedz się, na czym to polega i poznaj szablony przygotowane w LucidCRM. 

Czym są szablony wiadomości mailowych?

Sporo czasu poświęcasz na wysyłanie podobnych do siebie wiadomości mailowych? Z tym wyzwaniem mierzy się wielu przedsiębiorców. To żmudna i czasochłonna praca, przez którą nie wykonuje się kluczowych działań operacyjnych. Z pomocą przychodzą tu gotowe szablony wiadomości mailowych. To nic innego jak wzorzec wiadomości, w której zmieniane są m.in. dane adresata, jednak główna treść pozostaje niezmienna. Ustawienie automatycznego wysyłania tych szablonów pozwala na zaoszczędzenie cennego czasu. W perspektywie miesiąca korzyści mogą być liczona nawet w dziesiątkach godzin. Dzięki temu więcej uwagi można poświęcić bardziej skomplikowanym zagadnieniom oraz klientom premium. 

Jesteś na wyjeździe służbowym, na konferencji lub na małym urlopie, a jakaś kwestia nie może czekać? W takiej sytuacji szablon wiadomości mailowej będzie wybawieniem. Możesz szybko odpowiedzieć na wiadomość od klienta lub kontrahenta. Zajmie Ci to dosłownie chwilę i nie zaburzy Twojego udziału w wydarzeniu biznesowym, czy też wypoczynku na urlopie. To kolejna sytuacja, w której szablony wiadomości mailowych przychodzą z pomocą przedsiębiorcom, menedżerom, sprzedawcom i innym pracownikom. 

Poszczególne szablony mogą się od siebie różnić. To główna treść maila oraz pola specjalne. Te ostatnie wypełniane są indywidualnie pod konkretnego adresata (np.: imię, nazwa firmę czy wygenerowany link). Dzięki szablonom nie ma potrzeby ręcznego wypisywania każdej wiadomości elektronicznej. 

Jak tworzyć szablony wiadomości mailowych w LucidCRM?

Korzystanie z szablonów wiadomości mailowych w LucidCRM jest bardzo proste. Na samym początku należy zintegrować skrzynkę pocztową z naszym systemem. Później w zakładce Ustawienia znajdziesz taką funkcję jak Szablony wiadomości. Z tego poziomu możesz zarządzać stworzonymi już szablonami (edycja, usuwanie) oraz dodawać nowe. Po wybraniu tej drugiej opcji otworzy Ci się okno, w którym musisz wybrać: typ wiadomości, nazwę/temat oraz konto, z którego ma być wysyłana. Następnie przechodzisz do edycji szablonu. 

W naszych szablonach należy samodzielnie definiować treść, która będzie wysyłana do odbiorcy. Ponadto możesz dodatkowo osadzić obrazki, dodać załączniki czy też linkowanie. Dzięki polom specjalnym z danymi kontrahenta spersonalizujesz wiadomość. Dodatkowo w wiadomości potwierdzającej osadza się link do potwierdzenia. Nie od dziś wiadomo, że wiadomości skierowane indywidualnie do danej osoby są skuteczniejsze oraz pomagają w budowie pożądanego wizerunku firmy, oraz wzbudza większe zainteresowanie odbiorców.  Dodatkowo w wiadomości potwierdzającej osadza się link do potwierdzenia. 

Jakie szablony znajdziesz w LucidCRM?

Obecnie w LucidCRM znajdziesz cztery podstawowe szablony wiadomości mailowych. Są to:

• Wiadomość do klienta;
• Odpowiedź na zgłoszenie;
• Potwierdzenie zgłoszenia formularza;
• Podziękowanie za wypełnienie formularza. 

Każdy z nich nieco się różni, dlatego warto poznać ich specyfikę przed zastosowaniem. Użycie każdego z tych szablonów jest proste i nie będziesz mieć z tym żadnych problemów.

Wiadomość do klienta 

Ten szablon przeznaczony jest do używania w zintegrowanym kliencie pocztowym. Masz dużą dowolność w zakresie wyboru schematu wiadomości, a także wypełniania jej treścią w zależności od swoich potrzeb. Typ wiadomości zależy tak naprawdę od Ciebie. Z doświadczenia wiemy, że ten szablon doskonale sprawdza się m.in. przy:

• przygotowywaniu ofert mailowych po rozmowie;
• wiadomościach typu cold mailing;
• odpowiedziach rekrutacyjnych;
• informowaniu o nowej ofercie;
• podziękowaniu za współpracę;
• przypominaniu o płatności (proces windykacyjny);
• powitaniach nowych pracowników lub kontrahentów;
• wysyłania obowiązku informacyjnego;
• itd.

Potencjał zastosowania tego szablonu jest duży. 

Odpowiedź na zgłoszenie

Drugim z przygotowanych przez nas szablonów jest Odpowiedź na zgłoszenie. To kolejny z szablonów, gdzie możesz modyfikować treść w zależności od swoich potrzeb. Może to być podstawowa wiadomość typu: 

Może to też być bardziej rozbudowana wiadomość, w której wyjaśnisz klientowi proces obsługi zgłoszenia oraz wskażesz mu różne możliwości kontaktu z Twoją firmą. Zależy to przede wszystkim od Twoich potrzeb. Sprawdza się to m.in. przy zgłoszeniach dotyczących:

• reklamacji produktu lub usługi;
• serwisowych;
• i innych. 

W szablonie tym możesz załączyć regulamin usługi czy też dokument szczegółowo opisujący procedurę reklamacyjną. Szablon ten używa się tylko w procesie odpowiadania na zgłoszenia w module obsługi zgłoszeń. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: https://lucidcrm.pl/baza-wiedzy/efektywna-obsluga-zgloszen. 

Potwierdzenie zgłoszenia formularza

To szablon, dzięki któremu zautomatyzujesz proces potwierdzania zgłoszeń formularzy ze strony internetowej. Możesz wykorzystać go m.in. przy zapisach na konferencje branżowe, webinary czy też w lejku z landing page, gdzie wypełnienie formularza niezbędne jest do pobrania lead magnetu. 

Oczywiście w wiadomości tej wstawiasz swoje dane oraz link potwierdzający przyjęcie zgłoszenia, w który powinien kliknąć klient. Szablon ten wykorzystywany jest w konfiguracji publikowanego formularza. Więcej o tym przeczytasz w naszym artykule: Jak publikować formularze na własnej stronie. 

Podziękowanie za wypełnienie formularza

To kolejna z automatycznych wiadomości oferowanych w LucidCRM. Z tego poziomu możesz przygotować podziękowanie za wypełnienie formularza kontaktowego lub dotyczącego zgłoszenia. Wiadomość ta wysyłana jest po kliknięciu w link potwierdzający lub bez tego, jeżeli nie wymagasz tego w danym formularzu. Wstaw swoje dane oraz personalne dane klienta i zautomatyzuj proces odpowiedzi na wypełnione formularze. W ten sposób z LucidCRM zaoszczędzisz sporo czasu. 

Dlaczego warto korzystać z szablonów wiadomości mailowych?

Wiesz już, czym są szablony wiadomości mailowych i jakie możliwości daje korzystanie z systemu LucidCRM. Wciąż pracujemy nad rozbudową naszego narzędzia i udoskonalamy szablony wiadomości. Jest przynajmniej kilka powodów, dla których warto z nich korzystać. 

Automatyzacja rutynowych zadań

Szablony wiadomości e-mail to sposób na automatyzację rutynowych zadań w firmie. Z powodzeniem mogą korzystać z nich specjaliści na różnych stanowiskach. Doskonale sprawdza się to w codziennej pracy: specjalistów call center, sprzedawców, serwisantów czy też menedżerów. Każdy z tych pracowników na co dzień boryka się z potrzebą wysyłania maili i powtarzającej się treści. Umiejętne wykorzystanie szablonów LucidCRM pomoże Ci w automatyzacji tego procesu. 

Oszczędność czasu

Dzięki automatyzacji zaoszczędzisz cenny czas. Wysyłka wiadomości mailowych zajmie Ci mniej czasu. Ten będzie można poświęcić na kluczowe działania operacyjne firmy, w tym m.in. obsługę klientów czy też pozyskiwanie nowych. To jednoczesna oszczędność czasu i zwiększenie potencjału zarobkowego przedsiębiorstwa. Korzystanie z szablonów wiadomości mailowych wyraźnie wpływa na poprawę wydajności zespołu. 

Poprawa zadowolenia klienta

Twoi klienci, potencjalni klienci i partnerzy biznesowi jeszcze szybciej otrzymają odpowiedź na wiadomości mailowe lub wysłane zgłoszenia. Im krótszy czas oczekiwania, tym większe zadowolenie. To bardzo ważne w kontekście budowania wizerunku firmy ukierunkowanej na potrzeby klientów oraz świadomej biznesowo. To kolejna korzyść związana z korzystaniem z naszych szablonów. 

Poznaj możliwości naszego systemu CRM

Zapraszamy do zapoznania się z możliwościami systemu LucidCRM. Już teraz możesz skorzystać z opcji Startup i za darmo przetestować funkcjonalności narzędzia. Wariant ten przeznaczony jest dla jednego użytkownika. Po wypróbowaniu możesz zdecydować się na kontynuację współpracy, wybierając plan skrojony na miarę Twoich potrzeb. Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z naszym ekspertem.