Poznaj podstawowe funkcje systemu CRM

LucidCRM to kompleksowy system zarządzania relacjami z klientami, który został zaprojektowany z myślą o usprawnieniu codziennej pracy w firmie. Wyobraź sobie sytuację, w której wszystkie informacje o Twoich klientach, projektach i zadaniach są dostępne w jednym miejscu. Właśnie taką rzeczywistość oferuje LucidCRM.

System ten eliminuje chaos informacyjny, który często pojawia się, gdy dane o klientach są rozproszone w różnych plikach, folderach czy skrzynkach pocztowych poszczególnych pracowników. Dzięki LucidCRM masz pewność, że wszyscy upoważnieni członkowie zespołu pracują na tych samych, aktualnych danych, co znacząco zmniejsza ryzyko nieporozumień i pomyłek.

Podstawowe korzyści z wdrożenia systemu

Wdrożenie LucidCRM przynosi szereg korzyści dla Twojej firmy:

Uporządkowane kontakty z klientami – LucidCRM pozwala na przechowywanie całej historii komunikacji z klientem w jednym miejscu. Każda rozmowa telefoniczna, wiadomość e-mail czy spotkanie są odpowiednio zapisane i powiązane z profilem klienta. Dzięki temu nawet jeśli opiekun klienta jest nieobecny, inny pracownik może szybko zapoznać się z historią współpracy i profesjonalnie obsłużyć klienta.

Zoptymalizowane zarządzanie projektami – system umożliwia efektywne planowanie, realizację i monitorowanie projektów. Możesz przydzielać zadania, śledzić postępy prac i reagować na pojawiające się problemy. Wszystko to w jednym, przejrzystym interfejsie.

Usprawniona komunikacja w firmie – LucidCRM wprowadza mechanizm Aktywności, który działa podobnie do platform społecznościowych. Możesz zostawiać komentarze przy każdym obiekcie w systemie, a osoby przypisane do tego obiektu otrzymają odpowiednie powiadomienia. To koniec z chaotyczną komunikacją mailową i nieefektywnymi spotkaniami statusowymi.

Główne obszary zastosowania systemu

LucidCRM doskonale sprawdza się w wielu obszarach działalności Twojej firmy:

W dziale sprzedaży – System pomaga w zarządzaniu procesem sprzedaży od pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem, przez negocjacje, aż po finalizację umowy. Moduł Szanse sprzedaży pozwala na monitorowanie postępów i prognozowanie wyników sprzedażowych.

W obsłudze klienta – Dzięki dostępowi do pełnej historii współpracy z klientem, możesz zapewnić mu spersonalizowaną obsługę. System pomaga również w zarządzaniu zgłoszeniami i monitorowaniu satysfakcji klientów.

W realizacji projektów – LucidCRM usprawnia planowanie i koordynację prac zespołowych. Możesz łatwo przydzielać zadania, monitorować ich realizację i zarządzać zasobami.

W komunikacji wewnętrznej – System wprowadza przejrzysty mechanizm komunikacji, który eliminuje problemy związane z brakiem przepływu informacji między pracownikami. Dzięki aktywnościom każdy członek zespołu jest na bieżąco informowany o istotnych zmianach i wydarzeniach.

Rozpoczynając pracę z LucidCRM, stawiasz pierwszy krok w kierunku bardziej zorganizowanej i efektywnej pracy. W kolejnych rozdziałach tego poradnika przeprowadzimy Cię przez wszystkie funkcje systemu, pokazując jak najlepiej wykorzystać jego potencjał w codziennej pracy.

Pierwsze kroki w systemie

Omówienie interfejsu użytkownika

Po zalogowaniu się do systemu zobaczysz interfejs, który został zaprojektowany z myślą o intuicyjności i efektywności pracy. Przyjrzyjmy się głównym elementom tego interfejsu:

Górny pasek nawigacyjny – Na górze ekranu znajduje się pasek zawierający zakładki otwartych modułów. System wykorzystuje mechanizm kart, dzięki czemu możesz pracować z wieloma obiektami jednocześnie, podobnie jak w nowoczesnych przeglądarkach internetowych.

Lewe menu boczne – Po lewej stronie ekranu znajduje się główne menu nawigacyjne, podzielone na trzy sekcje:

• Biuro – zawiera główne moduły systemu, takie jak Kontrahenci, Projekty, Szanse sprzedaży, Zgłoszenia, Zadania, Kalendarz, Dokumenty i inne. To tutaj będziesz spędzać większość czasu podczas pracy z systemem.
• Poczta – po skonfigurowaniu integracji z Twoją skrzynką pocztową, w tej sekcji znajdziesz dostęp do folderów poczty firmowej.
• Ustawienia – sekcja zawierająca opcje konfiguracyjne systemu, dostępne w zależności od Twoich uprawnień.

Obszar roboczy – Środkowa i największa część ekranu to obszar roboczy, w którym wyświetlane są informacje z aktualnie wybranego modułu. Domyślnie po zalogowaniu zobaczysz tutaj swój pulpit z listą aktywności.

Przyciski akcji – W zależności od kontekstu, w różnych częściach interfejsu znajdziesz przyciski umożliwiające wykonanie konkretnych akcji, takich jak dodawanie nowych rekordów, edycja istniejących danych, czy przejście do powiązanych obiektów.

Pulpit – centrum informacji i powiadomień

Pulpit to Twoje centrum dowodzenia w systemie LucidCRM. To pierwszy ekran, który widzisz po zalogowaniu i jednocześnie miejsce, gdzie znajdziesz najważniejsze informacje wymagające Twojej uwagi. Na pulpicie znajdziesz:

Aktywności – To centrum komunikacji w LucidCRM. Tutaj zobaczysz zarówno wpisy pozostawione przez innych użytkowników, jak i powiadomienia systemowe dotyczące obiektów, do których masz dostęp. Aktywności są oznaczone jako przeczytane lub nieprzeczytane, dzięki czemu łatwo śledzisz nowe informacje. To właśnie tutaj będziesz otrzymywać powiadomienia o zmianach statusów, przypisaniu nowych obiektów czy komentarzach pozostawionych przez współpracowników.

Najbliższe wydarzenia – W tej sekcji system prezentuje nadchodzące wydarzenia z Twojego kalendarza, dzięki czemu nigdy nie przegapisz ważnego spotkania czy terminu realizacji zadania. W zależności od konfiguracji możesz tu zobaczyć wydarzenia zaplanowane na aktualny dzień lub najbliższy tydzień.

Ostatnie zadania – Ta sekcja prezentuje listę Twoich aktualnych zadań, umożliwiając szybki przegląd prac wymagających realizacji. Dzięki temu masz stały dostęp do swojej listy zadań bez konieczności przechodzenia do dedykowanego modułu.

Pulpit to nie tylko miejsce, gdzie znajdziesz informacje, ale również punkt startowy do dalszej pracy w systemie. Możesz z niego szybko przejść do szczegółów konkretnego kontrahenta, projektu czy zadania, klikając w odpowiedni link w aktywności.

Pamiętaj, że Twój pulpit jest dynamiczny – zmienia się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając aktualny stan pracy w firmie. Warto regularnie do niego zaglądać, aby być na bieżąco z wszystkimi wydarzeniami i zmianami w projektach, nad którymi pracujesz.

W miarę jak będziesz coraz bardziej zaznajomiony z systemem, pulpit stanie się nieocenionym narzędziem pozwalającym na szybki dostęp do najważniejszych informacji i efektywne zarządzanie swoją pracą.

System kart w LucidCRM – rewolucyjne podejście do wielozadaniowości

LucidCRM wprowadza innowacyjny system kart, który diametralnie zmienia sposób pracy z oprogramowaniem CRM. Tradycyjne systemy często zmuszały użytkowników do ciągłego przełączania się między oknami, co prowadziło do utraty czasu i koncentracji. System kart działa podobnie do zakładek w nowoczesnych przeglądarkach internetowych, umożliwiając równoległą pracę z wieloma modułami jednocześnie. Każda karta jest wyraźnie oznaczona nazwą modułu lub konkretnego obiektu, co pozwala na błyskawiczną identyfikację zawartości i nawigację.

Praktyczne zastosowania systemu kart w codziennej pracy

System kart znajduje zastosowanie w kluczowych procesach biznesowych:

• Obsługa klienta na najwyższym poziomie – podczas rozmowy można jednocześnie przeglądać dane klienta, jego projekt oraz ofertę, co umożliwia udzielanie kompletnych odpowiedzi bez przekierowywania rozmowy.
• Efektywne zarządzanie projektami – możliwość równoczesnego otwarcia karty projektu, listy zadań i kalendarza pozwala na lepszą koordynację terminów i zasobów.
• Przygotowanie dopasowanych ofert – przeglądanie historii zamówień klienta, aktualnego projektu i szablonów dokumentów w tym samym czasie pozwala tworzyć bardziej trafne propozycje.

Zaawansowane funkcje zarządzania kartami

LucidCRM oferuje szereg funkcji usprawniających pracę z systemem kart:

• Inteligentne zapamiętywanie stanu – system zachowuje dokładny stan każdej karty, włącznie z zastosowanymi filtrami, sortowaniem i pozycją przewijania.
• Chronologiczne uporządkowanie kart – karty są układane zgodnie z kolejnością otwierania, co ułatwia śledzenie naturalnego przepływu pracy.
• Łatwe zarządzanie otwartymi kartami – możliwość zamykania niepotrzebnych kart bez ryzyka utraty wprowadzonych i zapisanych danych.

Optymalizacja pracy dzięki systemowi kart

Dla zaawansowanych użytkowników system kart staje się potężnym narzędziem zwiększającym produktywność. Regularna praca z tymi samymi zestawami kart (np. dane klienta, projekty i zadania) szybko staje się automatycznym elementem przepływu pracy. Dzięki temu użytkownik może skoncentrować się na merytorycznej pracy z danymi zamiast na nawigacji po systemie, co przekłada się na mniej błędów, wyższą wydajność i lepszą obsługę klientów.

Nawigacja w LucidCRM

Menu Biuro – dostęp do głównych modułów systemu

Menu "Biuro" to serce systemu LucidCRM, które zapewnia Ci szybki dostęp do wszystkich modułów. Znajdziesz je po lewej stronie ekranu, oznaczone charakterystyczną ikoną budynku. Ta sekcja została zaprojektowana, aby umożliwić Ci sprawne poruszanie się między różnymi obszarami funkcjonalnymi systemu.

W menu "Biuro" znajdziesz takie moduły jak:

Kontrahenci – Tu przechowywane są wszystkie informacje o Twoich klientach, partnerach biznesowych i dostawcach. Moduł Kontrahenci umożliwia nie tylko gromadzenie podstawowych danych kontaktowych, ale również śledzenie całej historii współpracy z danym podmiotem. Dzięki temu, nawet jeśli przejmiesz opiekę nad klientem od innego pracownika, szybko zapoznasz się ze specyfiką tej relacji.

Projekty – Moduł ten służy do zarządzania wszystkimi projektami realizowanymi w Twojej firmie. Możesz tu planować etapy realizacji, przydzielać zadania członkom zespołu, monitorować postępy oraz zarządzać budżetem. System umożliwia również powiązanie projektów z konkretnymi klientami, co daje pełny obraz współpracy.

Szanse sprzedaży – Jest to narzędzie wspierające proces sprzedażowy. Pozwala na śledzenie potencjalnych zgłoszeń, od pierwszego kontaktu z klientem po finalizację. Dzięki temu modułowi możesz na bieżąco monitorować zgłoszenia.

Zgłoszenia – To miejsce, gdzie gromadzone są wszystkie sprawy i problemy zgłaszane przez klientów. Moduł pomaga w organizacji pracy działu obsługi klienta, przydzielaniu zgłoszeń odpowiednim pracownikom oraz śledzeniu statusu ich realizacji.

Zadania – Tu znajdziesz listę wszystkich zadań, które zostały Ci przydzielone lub które utworzyłeś dla siebie. System umożliwia kategoryzację zadań, ustalanie priorytetów oraz terminów realizacji, a także śledzenie postępów prac.

Kalendarz – Moduł ten służy do zarządzania Twoim harmonogramem. Możesz tu planować spotkania, przypomnienia i inne wydarzenia, a także synchronizować swój kalendarz z zewnętrznymi aplikacjami.

Dokumenty – To repozytorium wszystkich plików związanych z Twoimi klientami i projektami. Możesz tu przechowywać umowy, oferty, prezentacje i inne materiały, które będą łatwo dostępne dla Ciebie i Twoich współpracowników.

Wiki – Moduł służący do tworzenia i przechowywania bazy wiedzy firmy. Możesz tu dokumentować procesy, procedury i inne istotne informacje, które powinny być dostępne dla wszystkich pracowników.

Menedżer plików – Narzędzie do zarządzania plikami w systemie, umożliwiające ich organizację w strukturę folderów i kategorii.

W zależności od konfiguracji Twojego systemu, w menu "Biuro" mogą pojawić się również inne, dedykowane moduły, dostosowane do specyfiki Twojej branży lub organizacji.

Menu Poczta – integracja z komunikacją e-mail

Menu Poczta, oznaczone ikoną koperty, zapewnia dostęp do zintegrowanej skrzynki pocztowej bezpośrednio z poziomu systemu LucidCRM. Ta funkcjonalność eliminuje potrzebę ciągłego przełączania się między systemem CRM a zewnętrznym klientem poczty elektronicznej.

Po skonfigurowaniu połączenia z Twoją skrzynką firmową, w tym menu znajdziesz:

Foldery poczty – Standardowe foldery jak Odebrane, Wysłane, Wersje robocze, dostosowane do struktury Twojej skrzynki pocztowej.

Szybki dostęp do wiadomości – Możliwość błyskawicznego sprawdzenia nowych wiadomości bez opuszczania systemu CRM.

Integracja z kontrahentami – System automatycznie powiąże wiadomości e-mail z odpowiednimi kontrahentami w bazie, dzięki czemu cała komunikacja jest widoczna w jednym miejscu.

Dzięki tej integracji, gdy otrzymasz e-mail od klienta, możesz natychmiast zobaczyć jego profil w systemie, historię współpracy i aktywne projekty, co znacząco usprawnia komunikację i reakcję na zapytania.

Menu Ustawienia – personalizacja i konfiguracja

Menu Ustawienia, oznaczone ikoną koła zębatego, to miejsce, gdzie możesz dostosować system do swoich potrzeb oraz zarządzać konfiguracją LucidCRM. Dostęp do poszczególnych opcji w tym menu zależy od Twoich uprawnień w systemie.

W menu Ustawienia typowo znajdziesz:

Podstawowe ustawienia – Tu możesz zaktualizować swoje dane osobowe, zmienić hasło czy dostosować preferencje powiadomień.

Użytkownicy i grupy – Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, możesz zarządzać kontami użytkowników, tworzyć i modyfikować grupy oraz przydzielać uprawnienia.

Formularze – Opcje pozwalające na dostosowanie zachowania i wyglądu poszczególnych formularzy do specyfiki Twojej organizacji.

Etykiety – Ustawienia dotyczące ustawień konkretnych pozycji.

Szablony – Zarządzanie szablonami dokumentów, wiadomości e-mail i innych treści używanych w systemie.

Konta pocztowe  – Zarządzanie poszczególnymi kontami e-mail.

Pamiętaj, że niektóre opcje w menu Ustawienia mogą być dostępne tylko dla administratorów systemu. Jeśli nie widzisz potrzebnej Ci funkcji lub masz problem z konfiguracją, skontaktuj się z administratorem LucidCRM w Twojej firmie.

Efektywne wykorzystanie trzech głównych menu nawigacyjnych LucidCRM pozwala na sprawne poruszanie się po systemie i szybki dostęp do wszystkich potrzebnych funkcji. Z czasem, gdy poznasz lepiej strukturę menu i rozmieszczenie poszczególnych modułów, nawigacja stanie się intuicyjna i nie będzie wymagała zastanowienia.

System LucidCRM to więcej niż narzędzie – to kompleksowe rozwiązanie, które diametralnie zmienia sposób zarządzania relacjami z klientami i procesami wewnętrznymi w firmie. Nasz przewodnik został stworzony po to, aby przeprowadzić Cię krok po kroku przez wszystkie aspekty systemu, pokazując, jak możesz maksymalnie wykorzystać jego potencjał.

Bez względu na branżę, ten przewodnik pomoże Ci opanować narzędzie, które usprawni Twoją pracę i komunikację w firmie.