Konfiguracja poczty i integracja z Gmail
System LucidCRM posiada zintegrowanego klienta poczty elektronicznej. Umożliwia on odbieranie poczty z wielu kont pocztowych, archiwizację wiadomości od klientów czy obsługę zgłoszeń. Tutaj dowiesz się jak skonfigurować dostęp do skrzynki pocztowej.
Dodanie nowego konta pocztowego
- Panel zarządzania kontami pocztowymi znajduję się w menu: Ustawienia -> Konta pocztowe
- W oknie dodawania nowego konta pocztowego musimy podać:
- Podstawowe dane konta, jak adres e-mail czy imię i nazwisko lub inny opis konta widoczny przy wysyłaniu wiadomości
- Dane do logowania oraz adresy serwerów IMAP / SMTP wraz ze sposobem szyfrowania połączenia - dane analogiczne jak w każdym kliencie pocztowym
- Podpis który będzie automatycznie dodawany przy tworzeniu wiadomości
- Opcjonalnie możemy dodać również dodatkowych użytkowników lub grupy, które będą miały dostęp do konta. Przydatne dla ogólnych kont firmowych obsługiwanych przez wiele osób.
- Tak utworzone konto pojawi się w menu bocznym w sekcji Poczta. Pierwsze odświeżenie listy folderów jak i pierwsze otworzenie skrzynki odbiorczej może potrwać chwilę dłużej ze względu na konieczność pobrania wszystkich informacji.
Połączenie z kontem Google
W przypadku gdy chcemy dodać konto obsługiwane przez Google:
- Zamiast podawać powyższe dane musimy wybrać metodę autoryzacji: Google XOAuth2 i kliknąć Połącz z Google.
- Następnie zostaniemy przekierowani na stronę logowania Google, gdzie będziemy mogli zezwolić aplikacjom LucidOffice na dostęp do wiadomości pocztowych.
- Po wyrażeniu zgody pozostałe dane konfiguracyjne zostaną automatycznie uzupełnione.
Ustawienia folderów
- Ustawienia folderów dostępne są dopiero w oknie edycji konta pocztowego ze względu na konieczność wcześniejszego pobrania listy dostępnych folderów.
- Możemy tutaj określić specjalne przeznaczenie wybranych folderów. Dla większości serwerów pocztowych ustawienia te zostaną pobrane automatycznie. Tak określone foldery będą wyróżniały się ikoną na liście folderów.
- Możliwe przeznaczenia folderów:
- Kopie robocze
- Wysłane
- Spam
- Kosz
- Archiwum
- W przypadku Archiwum możemy określić sposób organizacji:
- Pojedynczy folder
- Wiadomości grupowane w rocznych folderach
Automatyczna archiwizacja wiadomości email
- Przy dodawaniu / edycji konta pocztowego możemy włączyć dla wybranych kont automatyczny zapis wiadomości od klientów.
- Warto włączyć tą opcję już przy dodawaniu konta, dzięki temu wszystkie wiadomości zostaną od razu zapisane przy pierwszym ich pobraniu. W przeciwnym razie tylko nowe wiadomości trafią do archiwum.
- Wiadomości będą dostępne przy koncie klienta i dostępne wraz ze wszystkimi załącznikami nawet po usunięciu ich ze skrzynki pocztowej. Dostęp do tych wiadomości będą mieli wszyscy pracownicy posiadający dostęp do danego klienta, niezależnie od ustawień dostępu do danego konta pocztowego. Jest to idealne rozwiązanie gdy pracownicy korzystają z indywidualnych skrzynek pocztowych, ale historia komunikacji powinna być dostępna dla wszystkich pracowników.
- W archiwum będą zapisane wiadomości tylko od istniejących klientów.
- Oprócz automatycznej archiwizacji możemy również zapisywać w archiwum tylko wybrane wiadomości klikając odpowiednią ikonę w kliencie pocztowym.