Efektywna obsługa zgłoszeń

Jak usprawnić proces obsługi zgłoszeń w Twojej firmie? Czy zdarza Ci się tracić cenny czas na manualne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób lub gubisz wątki rozmów z klientami? Całe szczęście jest proste rozwiązanie. Wiele z tych problemów rozwiążesz korzystając z modułu ticketowego systemu LucidCRM, który pomoże Ci i Twoim pracownikom zarządzać zgłoszeniami w sposób bardziej efektywny i profesjonalny niż kiedykolwiek wcześniej.

Rozwiąż problemy z obsługą zgłoszeń z LucidCRM – przykłady zastosowań

Inwestycja w system CRM może przynieść znaczące korzyści dla każdej firmy czy organizacji, która pragnie rozwijać swoją działalność i zwiększać lojalność klientów. Jak usprawnić działania korzystając z LucidCRM?

Obsługa zamówień w Twojej firmie może zostać znacząco usprawniona dzięki automatyzacji. System LucidCRM przechwytuje zgłoszenia z różnych kanałów komunikacji, takich jak formularze internetowe, e-maile czy rozmowy telefoniczne.

Zobacz, w czym jeszcze może pomóc Ci nasz system CRM:

• Przypisanie zgłoszeń i wysyłanie odpowiedzi – zgłoszenia są automatycznie przypisywane do odpowiednich użytkowników, a odpowiedzi wysyłane bezpośrednio z systemu, co przyspiesza cały proces.
• Śledzenie historii komunikacji – wszystkie rozmowy z klientami są przechowywane w systemie, co ułatwia śledzenie historii komunikacji.
• Automatyzacja procesów – dzięki automatyzacji Twoja firma może szybciej reagować na zgłoszenia i skuteczniej rozwiązywać problemy klientów.

Twoja firma również ma problem z obsługą zgłoszeń? Chciałbyś usprawnić ten proces? Zobacz przykłady zastosowania systemu LucidCRM.

Zgubione zgłoszenia od klienta

Czasem zgłoszenia od klientów mogą zostać zgubione w gąszczu e-maili lub niezorganizowanych formularzy. To jeden z częstszych powodów utraty zaufania klienta.  LucidCRM automatycznie przechwytuje zgłoszenia z różnych kanałów i przypisuje je do odpowiednich użytkowników, zapobiegając zgubieniu ważnych informacji.

Rozwiązanie problemu z LucidCRM: Firma sprzedająca oprogramowanie otrzymuje wiele e-maili od klientów z prośbami o wsparcie. Bez systemu obsługi zgłoszeń mogą zostać oznaczone jako spam, zagubione w skrzynce odbiorczej pracownika lub pominięte przez przypadek. Dzięki LucidCRM każde zgłoszenie jest automatycznie przypisywane do odpowiedniego działu lub osoby, co zapewnia szybką reakcję i rozwiązanie problemu.

Brak śledzenia historii korespondencji

Kiedy wielu pracowników zajmuje się obsługą klientów, trudno jest śledzić historię komunikacji. To może prowadzić do powtórzenia pytań i chaosu. LucidCRM przechowuje pełną historię rozmów z klientami, umożliwiając szybkie znalezienie potrzebnych informacji i spersonalizowanie odpowiedzi.

Rozwiązanie problemu z LucidCRM: Agencja reklamowa ma wielu klientów, z którymi komunikuje się wielu członków zespołu. Bez systemu do zarządzania zgłoszeniami, pracownicy mogą nie zdawać sobie sprawy z wcześniejszych rozmów lub ustaleń z kontrahentami. Dzięki LucidCRM każdy pracownik ma dostęp do pełnej historii komunikacji, co pozwala na spójne i skuteczne działania.

Opóźnienia w reakcji na zgłoszenia

LucidCRM automatyzuje wiele procesów związanych z obsługą zgłoszeń, co pozwala na szybką reakcję i skuteczne rozwiązanie problemu. Ustawiając w systemie pole Termin możesz opóźnić realizację zgłoszenia, jeśli na przykład czekasz 5 dni na odpowiedź od klienta. Umożliwia to śledzenie oczekiwania na akcję z innej strony. Jeśli w tym czasie nie dostaniesz odpowiedzi, to zgłoszenie znowu wchodzi nam szczyt kolejki i można odpowiednio zareagować.

Rozwiązanie problemu z LucidCRM: Agencja reklamowa dostała zapytanie od klienta, więc ustawia termin odpowiedzi na 5 dni. Po tym czasie dalej nie miała odpowiedzi, dlatego mogła odpowiednio zareagować.

Nasz CRM oferuje kompleksowe rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić proces obsługi zgłoszeń i podnieść poziom obsługi klienta. Dzięki automatyzacji, śledzeniu historii komunikacji i szybkiej reakcji na zgłoszenia, Twoja firma może zyskać przewagę konkurencyjną i zminimalizować koszty. 

Jak w praktyce wygląda obsługa zgłoszenia w LucidCRM?

Czy zdarza Ci się tracić cenny czas na manualne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób lub gubisz wątki rozmów z klientami? Całe szczęście, istnieje proste rozwiązanie, które pomoże Ci zarządzać zgłoszeniami w sposób efektywny i profesjonalny – to system LucidCRM.

Przeglądanie aktywnych zgłoszeń

Wszystkie aktualne zgłoszenia system pokazuje w formie przejrzystej listy posortowanej domyślnie według terminu, w którym trzeba wykonać następną akcję.

Nowe zgłoszenia otrzymują termin z datą wypełnienia przez klienta, co sprawia że trafią od razu do realizacji. Natomiast wysyłając odpowiedź możemy ustawić termin na kolejny tydzień. W ten sposób system automatycznie nam przypomni o zgłoszeniu jeśli klient nie odpowie nam wcześniej, a jeśli to zrobi to system automatycznie zaktualizuje termin aby zająć się zgłoszeniem niezwłocznie.

Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy się skupić na najważniejszych zadaniach na dany dzień, a żadne istotne zgłoszenie nie zostanie przeterminowane.

Odbieranie zgłoszeń z różnych źródeł

Zgłoszenia mogą być zbierane z różnych kanałów komunikacji, takich jak:

• formularze internetowe - wysłane mailem lub opublikowane na stronie
• e-maile - jednym kliknięciem możemy skonwertować otrzymanego maila na zgłoszenie
• rozmowy telefoniczne - wypełnione przez operatora w trakcie rozmowy telefonicznej

W prosty sposób możesz wysłać swojemu klientowi dedykowany link do składania zgłoszeń serwisowych lub opublikować formularz na własnej stronie. Możesz również automatycznie wysłać e-mail z potwierdzeniem odebrania zgłoszenia oraz wybrać użytkownika, który otrzyma zgłoszenie do realizacji  – więcej o tym przeczytasz w artykule – tworzenie i publikacja formularzy.

Automatyczne podpinanie zgłoszeń do klientów

Odbierając zgłoszenie system próbuje automatycznie powiązać je z istniejącym klientem. Warunkiem jest tutaj podanie przez klienta jakiegokolwiek unikalnego identyfikatora:

• numeru NIP lub PESEL
• adresu e-mail
• numeru telefonu

Jeżeli automatyczne parowanie nie będzie możliwe i jest to nowy klient, to możemy go dodać samodzielnie, a wszystkie dane zostaną automatycznie pobrane z formularza.

Odpowiadanie z pomocą szablonów

Odpowiedzi na zgłoszenia mogą być wysyłane bezpośrednio z systemu, co znacząco przyspiesza cały proces obsługi klienta.

System umożliwia szybkie odpowiedzi na zgłoszenia z wykorzystaniem własnych szablonów odpowiedzi.

Szablony odpowiedzi są szczególnie przydatne, gdy masz doczynienia z dużą liczbą zapytań ofertowych lub powtarzającymi się pytania. Zamiast każdorazowo pisać wiadomość od nowa, wystarczy skorzystać z odpowiedniego szablonu i dostosować go pod konkretne zapytanie. To pozwala zaoszczędzić czas oraz zapewnia spójność i profesjonalizm w komunikacji z klientami.

Tworzenie szablonów odpowiedzi jest proste i intuicyjne. Możesz dostosować treść, formatowanie oraz dodawać personalizowane elementy, takie jak imię klienta czy szczegóły dotyczące ich zapytania. Dodatkowo system pozwala na przechowywanie i zarządzanie biblioteką szablonów, co ułatwia szybki dostęp do odpowiednich odpowiedzi w razie potrzeby. Przeczytaj więcej o tym w artykule jak tworzyć szablony odpowiedzi w systemie LucidCRM.

Dołączanie historii konwersjacji

Po napisaniu odpowiedzi system umożliwia podgląd sformatowanej odpowiedzi, którą otrzyma klient.

System automatycznie doda do odpowiedzi całą historię konwersacji razem z możliwoscią pobrania poprzednich załączników. W ten sposób klient zawsze dostanie pełną historię konwersacji i żaden szczegół nie zostanie pominięty.

Możemy również przesłać taką odpowiedź dalej do innych podmiotów, na przykład gdy firma pośredniczy w jakimś procesie. W takiej sytuacji możemy wybrać, które elementy konwersacji powinny zostać dołączone do wiadomości, tak aby nie przekazać poufnych informacji.

Do wiadomości zostaną również specjalne oznaczenia umożliwiające późniejsze oddzielnie faktycznej odpowiedzi od klienta od dołączonej historii. Dzięki temu dalsza konwersja będzie czystsza i pozbawiona wielokrotnego cytowania jak to ma miejsce w standardowej odpowiedzi z programu pocztowego.

Przekazywanie zgłoszeń i współpraca z innymi podmiotami

System LucidCRM to kompleksowe narzędzie, które nie tylko umożliwia zarządzanie relacjami z klientami, ale także wspiera efektywną współpracę w zespole. Jedną z istotniejszych funkcji jest możliwość przekazywania zgłoszeń do kolejnych użytkowników lub grup czy działów firmy, co pozwala na szybkie i skuteczne rozwiązywanie problemów klientów w zorganizowany sposób.

Kiedy klient zgłasza problem lub pytanie, można łatwo przypisać je do odpowiedniego użytkownika lub grupy osób odpowiedzialnych za jego rozwiązanie. Dzięki temu każdy zgłoszony problem trafia do właściwego miejsca, eliminując ryzyko pominięcia lub opóźnienia w reakcji.

Możliwość przypisywania zgłoszeń do grup pozwala na równomierne rozłożenie obciążenia pracy między członków zespołu oraz umożliwia współpracę i wymianę informacji w celu szybszego i skuteczniejszego rozwiązania problemu.

Współpraca między użytkownikami oraz grupami jest ułatwiona dzięki przejrzystemu interfejsowi systemu LucidCRM oraz funkcjom powiadomień, które informują użytkowników o nowch zgłoszeniach i zmianach w statusie.

Zmiana statusu zgłoszenia

Po wysłaniu odpowiedzi do klienta możemy zmienić status zgłoszenia na:

• Oczekujące
• W realizacji
• Zawieszone
• Do akceptacji
• Zatwierdzone
• Odrzucone

Możemy również dodać notatkę, aby udokumentować historię komunikacji z klientem. Notatki te mogą zawierać informacje o problemie, podjętych działaniach i wszelkich innych istotnych szczegółach. Dodawanie notatek pomaga utrzymać porządek w systemie ticketowym i ułatwia innym agentom zapoznanie się z historią zgłoszenia.

Na koniec powinniśmy ustalić nowy termin kiedy powinniśmy zająć się zgłoszeniem ponownie jeżeli nie jest to status końcowy.

Obsługa zgłoszenia w LucidCRM – szybko i praktycznie

Obsługa zgłoszeń w Twojej firmie może być znacząco usprawniona dzięki systemowi LucidCRM. Dzięki funkcjom automatyzacji, przypisywania zgłoszeń, śledzenia historii komunikacji i współpracy z innymi podmiotami, proces obsługi klienta staje się bardziej efektywny i profesjonalny.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu dedykowanych formularzy czy innych szczegółach dotyczących obsługi zgłoszeń w LucidCRM, zajrzyj do naszej bazy wiedzy